a) Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh tại cấp huyện, thông qua “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”.
Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nếu có nhu cầu. Trường hợp nhận hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì trong thời gian tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
b) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và trao Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho người nộp hồ sơ; chuyển hồ sơ tới Văn phòng đăng ký đất đai.
c) Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm:
Kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào đơn đề nghị về lý do cấp đổi Giấy chứng nhận;
Lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
d) Văn phòng đăng ký đất đai chuyển kết quả giải quyết về “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” để trao Giấy chứng nhận cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.
Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang thế chấp tại tổ chức tín dụng thì Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm thông báo danh sách các trường hợp làm thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận cho tổ chức tín dụng nơi nhận thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; xác nhận việc đăng ký thế chấp vào Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất sau khi được cơ quan có thẩm quyền ký cấp đổi.
Việc trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mới cấp đổi được thực hiện đồng thời giữa ba bên gồm Văn phòng đăng ký đất đai, người sử dụng đất và tổ chức tín dụng theo quy định như sau:
Người sử dụng đất ký, nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất mới, Văn phòng đăng ký đất đai chứng kiến để” Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” trao cho tổ chức tín dụng nơi đang nhận thế chấp;
Tổ chức tín dụng có trách nhiệm giao trả lại Giấy chứng nhận cũ đang thế chấp cho Văn phòng đăng ký đất đai để quản lý.
2. Cách thức thực hiện
Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh thông qua “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của Sở Tài nguyên và Môi trường hoặc Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh tại cấp huyện thông qua “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” của UBND cấp huyện.
Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nếu có nhu cầu.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ
Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK;
Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp;
Bản sao hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thay cho bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau khi đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang thế chấp tại tổ chức tín dụng.
Số lượng hồ sơ: 1 bộ
4. Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người (đến 200 người) sử dụng đất do đo vẽ lại bản đồ là không quá 50 ngày, từ 200 người trở lên không quá 60 ngày.
Đối với các xã miền núi thì thời gian thực hiện được tăng thêm 10 ngày, tổng thời gia không quá 20 ngày.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả giải quyết.
5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
Tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện dự án đầu tư.
Hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.
6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Tài nguyên và Môi trường.
Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại cấp huyện.
Cơ quan phối hợp: Phòng Tài nguyên và Môi trường và Ủy ban nhân dân cấp xã.